תכנון משרד מאפס הוא הרבה מעבר לקניית רהיטים וסידורם אותם בחלל. זו החלטה אסטרטגית שמשפיעה ישירות על פרודוקטיביות העובדים, תרבות ארגונית וכמובן – על השורה התחתונה של העסק. אחרי למעלה מ-49 שנה של ליווי עסקים בתכנון וריהוט משרדים, ראינו לא מעט פעמים איך משרד מתוכנן נכון יכול לשנות את פני הארגון, ואיך תכנון לקוי יכול לפגוע בפרודוקטיביות.
במדריך הזה נעבור יחד על כל השלבים החשובים: איך מתחילים לחשוב על חלוקת החלל, מה הסוגים השונים של חדרים ואזורים שכדאי לשקול, ובעיקר – איך מחליטים על מה לשים דגש בהתאם לצרכים הייחודיים של הארגון שלכם.
לפני שמתחילים לשרטט תוכניות או לבחור רהיטים, צריך לשבת ולענות על כמה שאלות מהותיות.
מעבר להבנה הכללית של הצרכים, כדאי לרדת לרזולוציה נמוכה יותר ולהבין כיצד ייראו או נראים ימי העבודה אצלכם כך שתכנון המשרד יהיה מדויק. בין היתר בדקו:
כמה עובדים יהיו במשרד בכל יום?
בעידן העבודה ההיברידית, ייתכן שיש לכם 40 עובדים אבל רק 25 נוכחים בממוצע בכל יום. זה משנה הכול בתכנון.
מה סוג העבודה הדומיננטי?
האם מרבית העבודה היא עבודת ריכוז דורשת חללים שקטים ומבודדים או לפחות עמדות עבודה אישיות כשהחלל הוא במבנה אופן ספייס, או האם חלק גדול מהעבודה נעשה בשיתוף פעולה ודורש שטחים פתוחים ונגישים של אזורי עבודה משותפת. אם יש גמישות גדולה מבחינת העבודה מהבית אצלכם והעבודה היא היברידית, אולי כדאי להשקיע פחות בעמדות קבועות ויותר באזורי עבודה זמניים וגמישים.
האם אתם מקבלים לקוחות? אם כן, צריך לתכנן אזור קבלה ראוי הכולל פינת המתנה נוחה שתיתן לאורחים תחושה של מרחב ותאפשר להם להמתין בצורה נוחה ונעימה מבלי להפריע לעבודה השוטפת. כדאי גם שיהיו חדרי ישיבות נפרדים מאזור העבודה היומיומי.
מהניסיון שלנו של 49 שנה בתחום, במשרד פתוח כדאי לתכנן 8-10 מ”ר לעובד (כולל חלק יחסי מהשטחים המשותפים). אם זהו חדר עבודה פרטי, 12-15 מ”ר הם מספיקים.בנוסף, חשוב להקצות לפחות 20-30% מהשטח לשטחים משותפים – חדרי ישיבות, מטבחון, פינות ישיבה, מסדרונות ואחסון.
לדוגמה, אם יש לכם משרד של 100 מ”ר למשל, 15 עמדות עבודה ייכנסו בצפיפות רבה מדי והדבר כבר יפגע בנוחות ובריכוז של העובדים. בנאים אלה עדיף להכניס 8-10 עמדות כדי שהעבודה תהיה בתנאים נוחים.
זרימת התנועה במשרד צריכה להיות טבעית ואינטואיטיבית. כשנכנסים למשרד, צריך להיות ברור כבר במבט ראשון איך האזור מחולק, מה כיוון התנועה, היכן נמצאים האזורים הרועשים כמו המטבחון. חדרי ישיבות גדולים או אזור ההדפסה – צריכים להיות מרוחקים מאזורי עבודה שקטים. זה נשמע מובן מאליו, אבל ראינו מקרים שבהם מישהו שם את המדפסת המשותפת ממש ליד שולחן של מתכנת שצריך שקט…
אור טבעי הוא קריטי. כל עמדת עבודה צריכה להיות עם גישה לאור יום, גם אם זה עקיף. עובדים שיושבים בפינות חשוכות נוטים להיות פחות מרוצים ופחות פרודוקטיביים. אם אתם צריכים לבחור, שימו את חדרי האחסון והשירותים באזורים הפנימיים, ואת עמדות העבודה קרוב לחלונות.
רוצים לוודא שאתם מתכננים נכון? צרו איתנו קשר ב-03-9622183 לייעוץ ראשוני ללא התחייבות. נשמח לעזור לכם להימנע מהטעויות הנפוצות.
הטעות הראשונה והנפוצה ביותר: לנסות להכניס עוד שולחן או עוד עמדת עבודה למרות שהדבר כבר יוצר צפיפות. צפיפות יתר חוסכת כסף בטווח הקצר אבל גורמת לתחלופה גבוהה של עובדים ולירידה בפרודוקטיביות.
טעות שנייה: מסדרונות צרים מדי. מסדרון במשרד צריך להיות לפחות 1.2 מטר רוחב – אם לא, המעבר של שני עובדים במקביל יהיה מאוד לא נוח ואחד יצטרך להמתין עד שהשני יעבור. זרימת התנועה צריכה להיות חופשית גם במעבר דו כיווני.
טעות שלישית: תשומת לב לא מספקת לפתרונות אחסון. כל משרד צריך מקום לציוד, לארכיון, למלאי. אם לא תכננתם את זה מראש, סביר להניח שעל השולחנות ייערמו מסמכים או ציוד. ארונות מתוכננים עם חלוקה פנימית יספקו פתרון חכם ונוח לאחסון. אפשר לשלב בין ארונות קבועים לבין פתרונות אחסון מודולריים כמו ארונית ניידת על גלגלים שניתן להזיז ממקום למקום בהתאם לצורך.
משרד פתוח (Open Space)
המשרד הפתוח הפך לסטנדרט בעשור האחרון, אבל הוא לא מתאים לכולם. היתרונות ברורים: שיתוף פעולה זורם יותר בקלות, יש גמישות לשנות תצורות, וחוסכים הרבה שטח. עם זאת, כאשר לא חושבים על הדברים מראש יכולים להיות לא מעט רעש והסחות דעת.
אם אתם הולכים על משרד פתוח, חובה להשקיע בפתרונות אקוסטיים: פנלים בולעי רעש, מחיצות שקופות בגובה מסוים, שטיחים ותקרות אקוסטיות. כך לפחות חלק מההדהוד ייבלע והמשרד יהיה שקט יותר. מומלץ לכלול גם תאים אקוסטיים, תאים סגורים עם קירות שקופים, החל מתאים לאדם אחד ועד תאים המספיקים לכשישה אנשים ויכולים לשמש כחדר ישיבות קטן בתוך המשרד.
מחיצות זכוכית בין עמדות עבודה הן פתרון מעולה להפרדה. הן נותנות פרטיות אקוסטית אבל שומרות על תחושת מרחב ואור. אפשר להוסיף גם וילונות או סטיקרים לפרטיות כשצריך.
משרד פתוח מתאים במיוחד לצוותי שיווק, מכירות, סטארט-אפים בשלבים מוקדמים, ועבודה שדורשת תקשורת מתמדת בין חברי הצוות.
חדרי עבודה פרטיים
יש תפקידים שפשוט חייבים חדר נפרד: הנהלה בכירה, עבודות הדורשות ריכוז מוחלט למשך שעות או פרטיות כמו משאבי אנוש, כספים ועוד.
פתרון ביניים שעובד מצוין הוא חדרים חצי-פרטיים ל-2-4 עובדים מאותו צוות. זה נותן גם פרטיות וגם אפשרות לשיתוף פעולה קרוב.
חדר ישיבות אחד גדול לרוב לא ייתן את המענה המלא. ברוב המשרדים, כדאי שיהיו מספר סוגים של חדרי ישיבות:
חדר ישיבות גדול (8-12 איש) – לפגישות צוות, מצגות ללקוחות וישיבות הנהלה.
חדרי ישיבות קטנים (2-4 איש) – לפגישות אחד על אחד, שיחות וידאו, או מקום לנהל שיחה שקטה
טלפון בוקס – תא אישי לשיחות פרטיות. זה יכול להיות הפתרון הכי חכם במשרד פתוח.
שני האחרונים יכולים להיות אותם תאים אקוסטיים שהזכרנו קודם.
טיפ מקצועי: מקמו את חדרי הישיבות במרכז המשרד או בנקודות מפתח, כך שכולם יכולים להגיע אליהם בקלות. מומל שיהיו להם קירות מזכוכית שקופה (עם אופציה לכיסוי באמצעות וילון גלילה או תריס) – זה מונע תחושה של “דלתות סגורות”.
למטבחון תפקיד חשוב מעבר להכנת קפה או חימום ארוחת צהריים. זה המקום שבו נוצרות השיחות הבלתי פורמליות, אשר הופכות את הקשרים בין מחלקות לטובים ויעילים יותר, שיחות בהן תוך כדי דיבור על נושא שאינו קשור לעבודה יכולים לעלות יוזמה או פתרון לבעיה מבלי להרגיש אפילו.
מטבחון מתוכנן טוב כולל: שולחנות אוכל נוחים, כשאפשר לשלב בין שולחנות לשניים, לארבעה וגם שולחנות ארוכים יותר, כסאות נוחים ובגובה מתאים ביחס לשולחן, מקרר, הרבה מקום אחסון כדי שלא יווצר בלאגן, ותאורה נעימה. מכונת קפה איכותית הפכה כבר לסטנדרט ברוב מקומות העבודה. זהו לא פינוק, אלא השקעה בשביעות רצון העובדים וכך גם אתם תורמים לריכוז ולערנות שלהם.
כאמור, עבודה לא קורית רק ליד שולחן העבודה, ויותר ויותר חברות מבינות זאת ומקצות שטח גם למנוחה. מה שהתחיל בחברות כמו גוגל התפשט ואפילו יצא מגבולות ההייטק. יש אנשים שחושבים הכי טוב בספה, אחרים צריכים פינה שקטה עם כורסה, ויש כאלה שנהנים מפוף עם שולחן נמוך.
פינות מנוחה צריכות להיות מוגדרות ונעימות. הן צריכות לכלול ספה או כורסאות נוחות, שולחן קטן, למשל שולחן קפה, אך צרו גם תנאים לעבודה משנית, למשל עם לפטופ או טאבלט. הוסיפו תאורה טובה, שקעי חשמל נגישים וחיבורים. כדאי לעצב את הפינה בצורה חמימה וביתית, למשל הוספת צמחיה, ויצירת אווירה שמזמינה להשתמש במקום.
שירותים נקיים ומעוצבים יפה הם בסיס לתחושת נוחות. תכננו לפחות חדר שירותים אחד לכל 15-20 עובדים, והקפידו על נגישות.
אזור ההדפסה והאחסון צריכים להיות נפרדים ומאורגנים. חשוב שיהיו מופרדים מאזור העבודה אך עם זאת שיהיו נגישים מספיק כדי שיהיה ניתן לגשת אליהם בקלות.
תכנון המשרד על חלקיו השונים צריך להתאים קודם כל לאופי העבודה. כדאי לחשוב לא רק באופן כללי אלא לפרטי פרטים מבחינת האופן בו נראה יום עבודה אצלכם, למשל כמה שיחות טלפון ישנן, כמה תנועה של עובדים בין אזורים או האם רוב הזמן הם נמצאים ליד עמדת העבודה שלהם, כמה עובדים נמצאים במשרד בפועל (במקרה שהעבודה היברידית), האם יש קבלת קהל ועוד.
אם אתם משרד עורכי דין – חדרי פגישות פרטיים ואזור קבלה מכובד הם חשובים מאוד. אם אתם חברת פרסום וקריאייטיב, אזורי עבודה שיתופיים וחדר מצגות זה המוקד. אם אתם חברת תוכנה – עמדות עבודה אישיות בתוספת אזור עבודה משותף וגם תא אקוסטי – “טלפון בוקס” לשיחות יהיו בראש הרשימה.
בתחילת הדרך, חשוב לדאוג קודם כל לעמדות עבודה איכותיות וארגונומיות, חדר ישיבות אחד לפחות, מטבחון תפקודי, ואזור קבלה אם אתם מקבלים לקוחות.
תכננו את המשרד כך שלפחות חלק מהריהוט בו יהיה מודולרי – ניתן לשינויים מבניים וגם לתוספת של רכיבים בהתאם לצורך. כך תוכלו להוסיף ולשדרג בשלבים. ריהוט מודולרי הוא משמעותי במיוחד בחללים שהם אופן ספייס. כך ניתן להפריד ולחבר בין עמדות עבודה, להסיר עמדות אם העובדים לא הגיעו ולהחזיר כאשר התפוסה היא מלאה.
אם זו חברה בהתרחבות שמספר העובדים צפוי לגדול בשנים הקרובות כדאי לתכנן את המשרד כך שתהיה בו גמישות ויהיה ניתן לבצע שינויים, למשל ריהוט מודולרי שיאפשר לכם לשנות את מבנה אזורי העבודה בהתאם לצורך, להפריד או לחבר עמדות, ליצור או לפרק אזורי עבודה משותפים. כדאי שיהיו גם תא אקוסטי אחד או שניים למתן אפשרות נוספת לשיחה שקטה.
כדי שגם בחלל אופן ספייס יהיה ניתן להתרכז חשוב לטפל במקום מבחינה אקוסטית. ישנם פתרונות שונים כמו תקרה אקוסטית, פאנלים אקוסטיים וגם ריהוט רך כמו ספה אם יש מקום לפינת מנוחה בתוך המשרד או שטיחים. אם עובדים יושבים בעמדת עבודה משותפת כדאי שיהיו ביניהם מחיצות זכוכית או בד (במיוחד במוקדי שירות).
במטבחון כדאי לשלב בין שולחנות בגדלים שונים כדי לאפשר לעובדים לשבת יחד בצורות שונות, כסאות נוחים לישיבה, ארונות המהווים אזור אחסון מספק – ניתן לשב ארונות עליונים ותחתונים, מגירות וחשוב להקצות שטח מספיק למטבחון. מומלץ שייראה יותר כמו חדר אוכל קטן או קפיטריה מאשר כמו מטבחון צר ולא מזמין.
משרד מתוכנן היטב הוא אחד הכלים החזקים ביותר לגיוס עובדים, שימור עובדים והגברת פרודוקטיביות. חשוב לתכנן את המשרד ואת הריהוט שיהיה בו בשיתוף פעולה עם אנשי מקצוע שמבינים גם בתכנון חללים וגם באופי העבודה הייחודי של הארגון שלכם.
אנחנו בספינזי מתמחים בתחום ומלווים עסקים בתכנון וריהוט משרדים כבר למעלה מ-49 שנה. אנו מלווים אתכם לכל אורך הדרך, מההבנה הראשונית של הצרכים, דרך בחירת הרהיטים והחומרים, ועד ההתקנה בפועל.
בין אם מדובר על תכנון משרד חדש או התאמה של הקיים לצרכים המשתנים, צרו איתנו קשר ב-03-9622183 ונשמח לתת לכם ייעוץ מקצועי מבוסס ניסיון של שנים. מוזמנים גם לבקר באולם התצוגה שלנו או להשאיר פרטים כאן ונחזור אליכם.
