תכנון משרד אופן ספייס הוא הרבה יותר מהזזת קירות. זהו תהליך מחושב שמשפיע ישירות על הפרודוקטיביות, על שיתוף הפעולה בין העובדים ועל התדמית שהארגון שלכם מקרין כלפי חוץ. כשהתכנון נעשה נכון, החלל הופך לנכס אסטרטגי אמיתי. כשהוא נעשה בחיפזון ובלי ליווי מקצועי, הוא הופך למקור תסכול קבוע. במאמר זה נפרט למה חשוב לשים לב כשמתכננים משרד במבנה אופן ספייס, אילו רכיבים הוא צריך לכלול ואיך לעבוד חכם כדי לקבל את התוצאה שלה ציפיתם.
אופן ספייס הוא מודל תכנון משרדי שבו ביטלו את הקירות הפנימיים הקבועים לטובת חלל עבודה משותף ופתוח. במקום שורות של חדרים נפרדים, העובדים יושבים בחלל אחד מחולק לאזורים פונקציונליים באמצעות ריהוט, מחיצות אקוסטיות ובשנים האחרונות גם צמחייה. הפורמט הזה הפך לסטנדרט בעולם ההייטק ובחברות סטארטאפ, אבל כיום הוא נפוץ גם בחברות וארגונים נוספים
הסיבה לעליה בחברות שעברו למודל אופן ספייס הוא שילוב של כמה יתרונות מוכחים.
הטעות הנפוצה ביותר היא להתחיל לרכוש ריהוט לפני שמסיימים את התכנון. מנהלים רוכשים שולחנות, מגיעים למשרד, ואז מגלים שהם לא מתאימים לאורך הקיר, שחסרות נקודות חשמל, שזרימת התנועה בין העמדות חוסמת את יציאות החירום, או שהנגישות מעמדות העבודה לשירותים ולמטבחון אינה נוחה תכנון משרד ברמה מקצועית מתחיל הרבה לפני הזמנת הריהוט. הוא מתחיל בהבנת תהליכי העבודה האמיתיים של הארגון.
שגיאה נוספת שחוזרת שוב ושוב היא התעלמות מאקוסטיקה. חלל פתוח ללא טיפול אקוסטי הופך לסביבה רועשת שבה ריכוז הופך לאתגר. שיחות טלפון נשמעות בכל החלל, ישיבות ספונטניות מפריעות לאנשים הסמוכים, ועם הזמן רמת הסטרס עולה. הפתרון אינו בהכרח יקר. מחיצות בד, פאנלים אקוסטיים ופריסה נכונה של הריהוט יכולים לשנות את כל התמונה.
ריהוט מודולרי הוא ריהוט שתוכנן כך שהוא מאפשר גמישות. ניתן לחבר, להפריד, לשנות תצורה ולהרחיב לפי הצורך. בהקשר של אופן ספייס, זה אומר שהחלל לא “קופא” לאחר סידור הריהוט. כשצוות גדל ב-5 עובדים, מוסיפים עמדה נוספת. כשצוות מתמזג עם צוות אחר, משנים את הסידור. ריהוט משרדי מודולרי מאפשר לארגון להתפתח בלי לזרוק השקעה קיימת לפח.
עמדות עבודה מודולריות כוללות בדרך כלל שולחנות שניתן לחבר יחדיו ביצירת אי עבודה, מחיצות בגבהים שונים שאפשר להזיז, פנלים בצבעים ובחומרים מגוונים ומסלולי חשמל מובנים שמבטלים כבלים על הרצפה. מה שנראה כמו פרט טכני הוא בעצם עניין של בטיחות, ניקיון אסתטי ותחזוקה. חלל שמלא בכבלים חשופים מתיש את מחלקת ה-IT ומייצר סיכוני נפילה.
עמדת עבודה בסביבת אופן ספייס איכותית כוללת בדרך כלל שולחן בגודל 140×70 סנטימטרים לפחות (ולעיתים 160×80 סנטימטרים לעובדים עם מסכים כפולים), כיסא ארגונומי עם תמיכה מותאמת אישית, מחיצה שמגנה על פרטיות ומפחיתה הסחות דעת חזותיות, ולוח שולחן שמאפשר העברת חשמל ואינטרנט בצורה מסודרת. הגובה הסטנדרטי לשולחן עבודה הוא בין 72 ל-75 סנטימטרים, אך שולחנות עם אפשרות עמידה (sit-stand) שבהם ניתן להגביה את משטח העבודה ל-105–120 סנטימטרים הופכים לפופולריים יותר ויותר בגלל יתרונות בריאותיים מוכחים.
אחד מהיסודות של תכנון אופן ספייס מקצועי הוא הפרדה בין אזורי עבודה שונים לפי האופי שלהם. לא כל הפעולות המשרדיות מתאימות לאותה סביבה, ותכנון נכון מאפשר לכל מה שקורה במשרד, ריכוז, שיתוף פעולה, ישיבות פורמליות ושיחות מהירות, להתרחש בנוחות ובלי התנגשויות.
אזור העבודה השקטה הוא לב החלל. כאן יושבים העובדים שזקוקים לריכוז ממושך, ולכן חשוב למקם אותו הרחק מנקודות מעבר תנועה ומקרבת הכניסה הראשית. אזורי שיתוף פעולה כמו פינות ישיבה נוחות, שולחנות גבוהים עם לוחות מחיקים מתאימים לאזורים יותר פעילים ורועשים. ישנם גם חדרי ישיבות קטנים (“פודים” או “בוקסות”) מיועדים לשיחות טלפון, ראיונות ועבודה שדורשת ריכוז מוחלט ופרטיות.
אותם תאים אקוסטיים יכולים להיות בגדלים שונים כך שישמשו לאדם אחד, שני אנשים הרוצים לעבוד יחד וצריכים שקט או אפילו קבוצה גדולה יותר של 4-6 אנשים. הפרדה נכונה בין האזורים אינה מחייבת קירות. ריהוט, שטיחים, תאורה שונה ומפלסים יכולים לעשות את אותה העבודה בצורה אלגנטית.
רוצים עזרה בתכנון האופן ספייס שלכם? אנחנו בספינזי מתמחים בפתרונות ריהוט מודולריים ותאים אקוסטיים מותאמים. צרו קשר עכשיו ב-03-9622183 לייעוץ ראשוני ללא התחייבות
הטעות שעולה הכי הרבה כסף בתכנון משרדים היא קנייה לפי מראה ולא לפי פונקציה. שולחן שנראה יפה בקטלוג עשוי להיות לא מתאים לגובה קיר מסוים, אינו ארגונומי מספיק, או שפשוט לא משתלב בהרמוניה עם יתר הרהיטים בחלל בגלל סגנון עיצוב שונה.
לכן, לפני כל החלטת רכש, נדרש קודם כל תכנון גרפי של החלל, בין אם בסקיצה ידנית ובין אם בתוכנת עיצוב, שמראה בדיוק איך כל פריט ימוקם בחלל, מה המרווחים בין הפריטים ואיפה עוברים כבלי החשמל והרשת.
הנושא השני שחוסך כסף בטווח הארוך הוא איכות. ריהוט משרדי זול לרוב נשחק תוך שנתיים-שלוש של שימוש יומיומי, וההחלפה עולה הרבה יותר מהמחיר הנמוך שנחסך בתחילת הדרך. ריהוט איכותי שעשוי מפלטות מלמין בעובי 28 מ”מ לפחות, עם חיבורים מחוזקים ורגליים יציבות, יחזיק שנים רבות. כשבוחרים ספק, כדאי לשאול לא רק על המחיר אלא גם על אחריות, שירות לאחר מכירה וזמינות חלקי חילוף.
כיצד ליווי מקצועי חוסך זמן וכסף בפרויקט ריהוט משרדי?
פרויקט ריהוט משרדי לחלל פתוח הוא תהליך שכולל בדרך כלל שלושה שלבים: תכנון, ייצור או רכש, והתקנה. כל שלב נושא בתוכו פוטנציאל לעיכובים יקרים – ספק שלא עמד בלו”ז, פריטים אחרים שהגיעו במקום הפריטים שהוזמנו, צוות התקנה שלא מכיר את התוכנית המדויקת.
הפתרון שעובד הוא ליווי צמוד מנקודת תחילת התכנון ועד לאחר ההתקנה. כשגוף אחד מלווה את כל התהליך, מבין מה הוזמן, מדוע הוזמן ואיך זה אמור להיראות בסוף, ההתקנה מתבצעת מדויק כפי שתוכנן.
אנו בספינזי ריהוט משרדי מציעים כבר 49 שנים בדיוק את הגישה הזו: מלווים את אכם משלב התכנון, דרך ייצור הריהוט בנגרייה שלנו או אספקה של ריהוט איכותי ביבוא, ועד להובלה והתקנה על ידי הצוות שמכיר את הפרויקט מתחילתו.
ההבדל בין משקד שתוכנן נכון ויש תיאום מלא לגבי כל הריהוט והאבזור לבין משרד שרוהט ואובזר באופן לא מתוכנן ניכר מהרגע הראשון שנכנסים לחלל. משרד אופן ספייס שתוכנן נכון מרגיש מרווח גם כשהוא מלא. יש בו זרימה טבעית. אנשים יודעים לאן ללכת ומוצאים בקלות את מה שהם צריכים. התאורה מדויקת: אזורי הריכוז מוארים בתאורת עבודה ממוקדת, ואזורי השיח מוארים באור חם יותר שמזמין שיח. הצבעים והחומרים עקביים ויוצרים תחושה של מיתוג ולא של עירבוביה.
לעומת זאת, משרד שרוהט ואובזר בלי תכנון מוקדם הופך לחלל שבו אי אפשר למצוא כיסא פנוי בשעת הצהריים, ומנגד הרבה מהשולחנות ריקים כי הם לא נוחים, שכבלי חשמל מפוזרים על הרצפה ויוצרים מכשולים, ושהעובדים לא ממש מצליחים להתרכז. לכן, חברות כיום מחפשות פתרונות טכנולוגיים ומתוחכמים לשיפור חוויית העובד במשרד כאשר בסופו של דבר הדרך היא פשוטה יותר – תכנון נכון ומקיף של כל החלל וריהוט העונה על הצרכים באופן מלא.
התקן המקצועי הנפוץ הוא בין 8 ל-10 מ”ר לעובד, כולל שטח עמדת העבודה ומעברים. אם החלל קטן יחסית, בעזרת ריהוט מודולרי מתוכנן היטב, ניתן להגיע ל-6–7 מ”ר לעובד ועדיין לאפשר עבודה נוחה וזורמת. מתחת לכך, רמת הנוחות היא נמוכה מדי וכבר ניכרת השפעה שלילית על ריכוז ורווחת העובדים.
כן, וזו בדיוק הסיבה שריהוט מודולרי הוא הבחירה המועדפת לחללי אופן ספייס. כשהעמדות בנויות ממודולים תואמים, אפשר להוסיף עמדה בודדת, שורה שלמה או לשנות תצורה מוחלטת בלי לרכוש מחדש את כל הריהוט הקיים. הדרישה היחידה היא שהספק שממנו נרכש הריהוט ממשיך להחזיק את אותם הדגמים – שאלה חשובה שכדאי לבדוק לפני ההזמנה.
פרויקט ממוצע של ריהוט חלל פתוח בגודל של 200–500 מ”ר לוקח בדרך כלל בין 6 ל-12 שבועות מרגע אישור ההצעה: כ-2 שבועות לגיבוש תכנון סופי, 3–6 שבועות לייצור או יבוא (תלוי בדגמים), ושבוע עד שבועיים להתקנה. עם ספק שמחזיק נגרייה פנימית ושולט על שרשרת האספקה, ניתן לעיתים לקצר משמעותית את לוח הזמנים הזה.
את האקוסטיקה ניתן לשפר משמעותית עם תקרות גבס אקוסטיות, פאנלים אקוסטיים לקיר שגם מוסיפים מבחינה עיצובית וגם כורסאות רכות לפינת מנוחה או שטיחים בולעים חלק מההדהוד ומשפרים את האקוסטיקה.
משרד אופן ספייס שתוכנן נכון עם ריהוט מודולרי, עמדות עבודה ארגונומיות, תאורה מדויקת וזרימת תנועה חשובה הוא לא הוצאה, אלא נכס. הוא מגביר פרודוקטיביות, תומך בגיוס עובדים איכותיים, ומאפשר לארגון לצמוח בלי לשנות את תשתית הריהוט בכל פעם שמגיע עובד חדש.
אם אתם בתהליך תכנון משרד, שיפוץ חלל קיים, או פשוט רוצים להבין מה האפשרויות העומדות לרשותכם אתם מוזמנים םלהתרשם מהריהוט המשרדי שאנו מציעים ולקבוע פגישת ייעוץ ללא התחייבות במספר 03-9622183
